マルチタスクは生産性を下げる。優先度を意識しよう

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仕事への考え方・体験談
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お世話になります。山ネズミです。

仕事というものは次から次へと舞い込んでくる。
こちらの仕事が一段落してから次が来るのが理想だが、現実はそうもいかない。

そうなると、マルチタスクという考え方が出てくる。
複数の仕事を同時にこなす技量のことを表現するが、
実際はそのような芸当は不可能である。
一見複数の仕事をこなしているように見えるが、その進み具合はムラがある。
さらに、仕事中に問い合わせや呼び出しがかかったなどで中断された場合、
同じペースでの仕事はできないものである。

これでは、いつまでたっても積み上げられた仕事を完了させることはできない。

本稿では、優先度を意識して効率的に仕事をこなすという考えをシェアしたい。

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■マルチタスクは非効率である

ドキュメントを作りながらプログラムを書いて顧客対応をして・・・
という具合に複数の仕事を同時に処理できることが評価されることがある。
仕事自体は実施しているが、「成果物」はいつまでたっても発生しない。
なぜなら、すべて進行中だからである。
複数の仕事を同時に行わなければならない背景としては、
「仕事の期限日が同じ」または「担当者が集中している」ことであろう。
そうした状況自体を是正する必要があるが、実際起きてしまっている。

では、どうすれば効率よく仕事を処理できるだろうか。

■優先度をつけて、着実に進める

「優先度」という考え方がある。
これは、スティーブン・R・コヴィー著『7つの習慣』で述べられていることで、
大きく分類すると以下のようなものとなる。

①重要で緊急な仕事
・締め切り直前のタスク
・自分が開催する会議のアジェンダ
・クレーム対応
②重要だが、緊急でない仕事
・人間関係作り
・予防行為
・準備や計画
③重要でなく、緊急な仕事
・突然のメール
・会議
・報告書
④重要でも、緊急でもない仕事
・長電話
・過度な息抜き
・世間話

このうち、最も重要視するのは②の仕事である。
①の仕事が発生するのは②の準備や計画、予防行為が十分でないために起こる。
①の発生自体を食い止めることがマルチタスクを減らす手段となる。

①は発生してしまった以上は最優先で対応しなければならない。
その場合、④はいわずもがな行わず、③にしても後回しでよい。
③に関しては確かに遅れれば怒られてしまうが、会社への損失は少ないあるいはゼロだ。
場合によっては同僚に依頼することもできる。

しかし、①と②は自分でしかできないことが多い。
マルチタスクの状況下では仕事に追われて頭が回らなくなっていると思うが、
現在の仕事をリストアップし、優先度をつけてみると
意外と自分のやるべきことが少ないことに気づく場合がある。

やるべきことがわかれば、あとは確実に処理していけばいい。

『7つの習慣』は優先度の付け方以外にも参考になる記述が多くある。
優先度の話は第三の習慣にて述べられている。

漫画版も出ている。読みやすさならこちら。

■別の仕事をするなら、待ち時間を狙う

優先度をつけてなお、マルチタスクをせざるを得ない場合ももちろんある。
そういう場合は「待ち時間」を別タスクに割り当てればよい

例えばデータのコピーやダウンロード待ちの時間だ。
メールを投げて、先方の返答次第での仕事もこれにあたる。
PCのスペックによっては厳しいかもしれないが、
そもそもそんな貧弱なPCを使うこと自体が生産性を下げている。
稟議書を書いて、新しいPCにして貰うのが理想である。

料理に例えると、オーブンでの調理待ちの間に副菜を一品作るようなものだ。
オーブンでの調理が必要な料理を複数同時に作ることはできないが、
フライパンや鍋を使った料理を一品二品は作ることができる。
完成した一品が、成果物である。

■まとめ

マルチタスクを行わなければならない状況をまずは予防することが大事である。
しかし、いくら準備していても不測の事態というのは起こり得る。
そのようなときは優先度を意識しつつ、
処理が長そうな仕事を「あとはPC任せ」という状態まで行ってから
報告書を作成する、電話対応をするといった流れで仕事ができればよい。

いずれにせよ、無理だけは禁物である。
あまりにも抱え込んでしまうなら、素直に助けを求めるべきである。

以上です。

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