残業したくないあなたに。「楽をする努力」のすすめをSE視点からご紹介します。

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お世話になります。山ネズミ(@yama_nzm)です。

仕事の時間が長引いて「残業」になってしまうときというのは個人の生産性だけが原因ではありません。

突然の機械トラブルや臨時会議、顧客からの問い合わせなどの外的要因も関わってきます。

これらの要因に対する防衛策はほぼ皆無です。

ただ、自分自身の仕事の効率化というのはいくらでも工夫ができます。

与えられた仕事をただ何となくやるだけというのは面白くありません。

せっかく自分の仕事として取り組めるのですから、これを機会に「もっと楽にできる方法はないか」を追求することで以後の仕事時間を短縮させることが可能です。

今回は特に「日々行っている業務」をいかに楽にできるかについての工夫を書いていきます。

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■定型メールを登録する

毎日、あるいは毎週同じ宛先に同じ内容のメールを送ることがあります。

社内の報告メールがその典型です。

特に「日報」というのはその日の終わりに作成して送信します。

これの作成に手間を取られてしまっては、必然的に帰りが遅くなります。

そのため、定型部分は自動で作成されるようにしてあとは内容だけ書けばOKという状態を作り出してしまえばその時間を短縮させることができます。

Gmailであれば「定型返信文」という機能や「Googleスプレッドシート」にてプログラミングすることで定型文を作成することができます。

他のメールソフトであっても定型文という機能が備わっています。

面倒であればいつも送信している内容をメモ帳などにコピーして貼り付けるだけでもだいぶ手間が減ります。

スプレッドシートでのプログラミングを取得するまではこちらの方法でやっていました。

■いつも実行している設定やコマンドをバッチ化する

SEの仕事では日々同じコマンドを入力したり、設定を変えたりします。

そのためにいちいち「Windowsの設定」を開いて画面をたどるのは非効率です。

場合によっては何十画面と移動しなければならないこともあり、それだけでも時間を取られてしまいます。

そのため、よく使う設定やコマンドは「バッチファイル」にしてしまいます。

バッチファイルは拡張子が「.bat」で作られたファイルで、実行するだけで(コマンドプロンプトで実行できるコマンドであれば)あらゆる設定を実施できます。

★例えばこんなことができます
・IPアドレスの変更
・プログラムの自動起動
・複数のフォルダを連番で作成する

また、バッチファイルはプログラムですので「タスクスケジューラ」という定期的にプログラムを実行させるアプリに登録しておけばダブルクリックで実行する必要もなくなります。

例えばパソコンを立ち上げた時にブラウザ、メールソフトなどを自動で起動させるようにしておけばスイッチオンだけで仕事ができる環境が整います。

バッチファイルの作成については以下の投稿を参考にしてください。

■エクセルには関数や参照を仕込む

日々の報告書やプログラム設計書、顧客マニュアルなどをエクセルで作成することがあります。

本来、エクセルは「表計算ソフト」であって「文章作成ソフト」ではないのですが、罫線を引く、表を作るなどワードではやりにくい作業が簡単にできます。

また、社内では印刷した紙ではなくデータでやり取りすることが多いのでわざわざワードで作成する必要がないというのもあります。

せっかくエクセルで作成しているのですから、「関数」を使って自動化できるところはしてしまいましょう。

また、シート間の参照を活用するのも手です。

一箇所に入力すれば、すべてのシートに同じ内容が反映されますので入力漏れや誤字が起きなくなります。

社内で使いまわされている定型の様式についても自分でアレンジして使っています。

基本的に他の皆は様式になんの疑問も抱かずにそのまま書くだけ書いて提出しています。

入力していて少しでもおかしいと思った部分は何食わぬ顔で直して提出するようにすればあとで再提出を求められてもスルーして仕事ができます。

■まとめ

当記事をまとめます。

・楽をするための努力は日々の業務を効率化させます。
・定型メールは登録しておいて入力の手間を減らしましょう。
・毎日実行するコマンドや起動させるプログラムはバッチファイルに仕込みましょう。
・なんとなく使っているエクセルの様式には工夫の余地がいくらでもあります。

冒頭にも述べましたが、ただ与えられた仕事をそのままやるのは面白くありません。

お役所仕事であればそんなことは許されませんが、SEはクリエイティブな仕事です。

「誰かもっと効率よく入力できる仕組みを作ってくれないかな」と他人に期待するのではなく自分でやってしまうのです。

そうすれば普段触れないような技術に触れることができますし、ひいてはそれはスキルアップにつながるのです。

仕組みは一度作ってしまえば(OSのアップデートで機能が廃止されなければ)ずっと使うことができます。

ちょっとした仕事でもクリエイティビティを発揮して「楽に」しごとをしましょう。

以上です。

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